Facturen en pakbonnen met jouw naam erop, niet de onze
Hoe Depotely voor elke bestelling een PDF-factuur met jouw bedrijfsgegevens maakt, waarom het weigert er een te maken als die gegevens ontbreken en waar de pakbon voor dient.
· 3 min lezen
Een factuur is een juridisch document. Er moet op staan wie de verkoper is, met KvK-nummer en btw-nummer, en hij moet in één keer goed zijn. Depotely maakt er voor elke bestelling een, automatisch, en maakt liever niets dan iets verkeerds.
Gemaakt zodra bestellingen binnenkomen
Elke bestelling die van een kanaal wordt opgehaald krijgt een factuur: een genummerde PDF met de gegevens van de koper, de regels, de btw en jouw bedrijfsidentiteit. Hij wordt kort nadat de bestelling verschijnt op de achtergrond gemaakt, aan de bestelling in Depotely gekoppeld en per e-mail naar de koper gestuurd. Er valt niets te klikken.
Jouw identiteit, elke keer opnieuw opgehaald
De bedrijfsnaam, het adres, het KvK-nummer en het btw-nummer op de factuur komen uit je accountinstellingen, opgehaald op het moment dat de factuur wordt gemaakt. Depotely valt nooit terug op een standaardwaarde. Een eerdere versie van de app drukte een placeholderbedrijf met een verzonnen registratienummer af als de instellingen leeg waren; dat geldt als een bug, niet als een functie, en die placeholderwaarden worden nu herkend als "ontbrekend".
Een geblokkeerde factuur is beter dan een verkeerde
Is je identiteit onvolledig, dan wordt er geen factuur gemaakt. In plaats daarvan toont de facturenpagina een banner die de ontbrekende velden noemt, meestal de bedrijfsnaam, het btw-nummer of het factuuradres, met een link naar de instellingenpagina waar je ze invult. Een lege facturenlijst terwijl er wel bestellingen zijn, is het geval van die banner, geen teken dat er iets kapot is. Zodra de velden compleet zijn, krijgen nieuwe bestellingen weer hun factuur.
De pakbon
Naast de factuur is er een werkbon, de pakbon voor het magazijn: de regels om te picken, de aantallen en het afleveradres, zo opgemaakt dat je hem naast een stelling kunt lezen. Hij wordt uit dezelfde bestelgegevens gemaakt en vanuit de bestelling geprint.
De e-mail
Factuur-e-mails gaan naar de koper vanaf jouw afzendernaam, met de PDF als bijlage. Elk plan verstuurt er zoveel als de bestellingen vragen; er is geen maandelijks maximum op factuur- of review-e-mails. De tekst van de review-e-mail bepaal je zelf; de factuur-e-mail houdt een vaste, neutrale tekst, zodat er over de bijlage nooit twijfel bestaat.
Documenten dateren in UTC
Factuur- en pakbondatums worden weergegeven op basis van het moment waarop de bestelling is verwerkt, in gecoördineerde wereldtijd. Voor een Nederlandse verkoper is dat een of twee uur achter op de klok aan de muur; het is ook dezelfde klok die de servers en de marktplaatsen gebruiken, zodat een bestelling en haar factuur het nooit oneens zijn over de dag.
Wat niet op de factuur staat
De factuur van Depotely aan jou voor je abonnement is een apart document, genummerd in een eigen reeks en te vinden op de factureringspagina. De twee lopen nooit door elkaar: een klantfactuur draagt jouw identiteit en gaat naar je koper; een Depotely-factuur draagt de onze en gaat naar jou.
Checklist voor je eerste bestelling
1. Vul bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer in onder de accountinstellingen.
2. Stel het factuuradres in als je meer dan één adres hebt.
3. Kijk op de facturenpagina nadat de eerste bestelling binnen is. Is de banner weg en staat de PDF er, dan volgt elke latere bestelling vanzelf.