Eén voorraadgrootboek, en waarom een voorraadcijfer nooit zomaar een getal is
Hoe Depotely één waarheid bijhoudt over elk stuk dat je bezit, wat elke marktplaats te horen krijgt en waarom twee kanalen nooit meer hetzelfde laatste stuk kunnen verkopen.
· 4 min lezen
De meeste oververkopen hebben hetzelfde verhaal. Een stuk verkoopt om 14:02 op bol.com, Amazon toont het om 14:10 nog als beschikbaar, een tweede koper slaat om 14:11 toe en iemand is de middag kwijt aan excuusmails. De oorzaak is zelden een bug. Het zijn twee systemen die elk hun eigen voorraad bijhouden en die maar af en toe met elkaar vergelijken.
Depotely houdt in plaats daarvan één telling bij, en houdt die bij als grootboek.
Elke beweging is een boeking
Een grootboek is een lijst van bewegingen, geen lijst van totalen. Goederen komen binnen: een boeking. Een koper bestelt twee stuks: een boeking die twee stuks vasthoudt voor die bestelling. Het pakket gaat de deur uit: een boeking die ze van de plank haalt. Een retour komt in goede staat terug: een boeking die één stuk terugzet. Het getal dat je ziet als "op voorraad" is de som van die boekingen, en is dus altijd regel voor regel te verklaren.
Dat heeft twee praktische gevolgen. Ten eerste past niets in Depotely een voorraadtotaal rechtstreeks aan, ook een import of een telling niet; alles is een beweging met een reden. Ten tweede telt een beweging die opnieuw wordt uitgevoerd nooit dubbel. Bestellingen worden elke twintig minuten opnieuw opgehaald, en dezelfde bestelling die een tweede keer binnenkomt levert niets op, omdat de reservering voor die bestelling al bestaat.
Wat een kanaal te horen krijgt is een keuze, niet het totaal
Het getal dat bol.com of Amazon ziet is niet je magazijnvoorraad. Het is de uitkomst van een regel die je per kanaal instelt, in vaste volgorde toegepast:
- Een buffer: stuks die op elk kanaal worden achtergehouden, zodat een telling die er één naast zit geen oververkoop wordt.
- Een aandeel: het percentage van wat vrij is dat dit kanaal mag verkopen.
- Een maximum: een bovengrens, handig voor een kanaal dat je test of dat uitverkochte producten afstraft.
Heb je 142 snijplanken en geef je bol.com een buffer van vijf, dan krijgt bol.com 137 te horen. Krijgt Amazon 85 procent van wat vrij is, dan hoort Amazon 120. Beide cijfers komen uit hetzelfde grootboek, en zodra een van de twee verkoopt, worden beide opnieuw berekend.
Spiegels: als het kanaal de enige telling is die je hebt
Niet elke verkoper heeft een magazijn. Lever je uit op basis van bol.com's eigen voorraadcijfer en verder niets, dan behandelt Depotely dat cijfer als spiegel van je plank, niet als extra voorraad. Spiegels worden nooit opgeteld: een Shopify-winkel en een Etsy-shop die dezelfde twintig kaarsen verkopen, zijn geen veertig kaarsen. Spiegelen meerdere kanalen dezelfde plank, dan vertrouwt Depotely het kanaal dat de minste stuks meldt, want dat heeft de laatste verkoop gezien.
Voor bol.com geldt daarbij het gecorrigeerde voorraadcijfer dat bol.com rapporteert, niet het aantal dat je ooit hebt doorgegeven. Dat aantal is verouderd zodra er een bestelling binnenkomt.
Logistiek via bol.com en Amazon is echte voorraad
Stuks die in het magazijn van bol.com of Amazon liggen, spiegelen niets; dat is aparte voorraad op een aparte plek. Depotely houdt ze als eigen locaties bij, telt ze mee in je totaal en laat ze buiten wat het naar andere kanalen stuurt, want een Shopify-bestelling verzend je niet vanaf een pallet in een bol.com-magazijn.
Waar een verkoop wordt vastgehouden
Komt er een bestelling binnen, dan worden de stuks vastgehouden op het saldo dat je totaal daadwerkelijk leest: je eigen locatie als het product er een heeft, anders de spiegel met de minste stuks. Ze ergens anders vasthouden zou het getal dat de kanalen zien onveranderd laten, en dat is precies de oververkoop die de reservering moest voorkomen. Twee synchronisaties die op hetzelfde moment stuks willen vasthouden, wachten op elkaar in plaats van elkaar te overschrijven.
Wat dit in de praktijk betekent
- Je stelt de regels één keer per kanaal in en kijkt er niet meer naar om.
- Elk voorraadcijfer is terug te voeren op de bestellingen, leveringen en retouren die het hebben veroorzaakt.
- Een opnieuw geïmporteerde bestelling, een herhaalde webhook of een opnieuw gestarte taak verplaatst nooit twee keer voorraad.
- Je magazijnvoorraad, bol.com's logistieke voorraad en Amazons FBA-voorraad zijn drie verschillende dingen, en zo behandelt Depotely ze ook.
Het grootboek is niets waar je dagelijks naar kijkt. Het is de reden dat de cijfers waar je wél naar kijkt te vertrouwen zijn.